Dịch vụ IT Outsourcing – Xu hướng cho các doanh nghiệp SME
IT thuê ngoài hay dịch vụ IT Outsourcing được hiểu đơn giản là việc thuê ngoài đơn vị chuyên cung cấp dịch vụ IT, dịch vụ bảo trì… Xu hướng này ngày càng phát triển thời kì hậu covid nhờ hiệu quả tiết kiệm chi phí, nhân sự và ngân sách quản trị.
IT Outsourcing là gì?
Dịch vụ IT Outsourcing được hiểu là các doanh nghiệp vừa và nhỏ không thành lập phòng IT mà chủ động thuê ngoài công ty chuyên cung cấp dịch vụ IT để điều hành, thực thi, sửa chữa và báo cáo các công việc trong mảng công nghệ thông tin. Các đơn vị cung cấp dịch vụ này sẽ chủ động nắm bắt các vấn đề của doanh nghiệp, phân công nhân sự phụ trách theo từng hạng mục, xử lý việc phát sinh, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp 24/7.
Các công việc cụ thể của đơn vị IT Outsourcing bao gồm:
– Hỗ trợ kĩ thuật về các vấn đề phấn cứng (lắp đặt thiết bị văn phòng, máy tính, máy in…), cài đặt và nâng cấp phần mềm
– Triển khai quản lý, nâng cấp và bảo trì hệ thống mạng, wifi…
– Quản lý và báo cáo về hiệu suất hoạt động của các thiết bị
– Đào tạo và hướng dẫn người dùng về các phần mềm hoặc các thiết bị, công nghệ mới triển khai
– Cung cấp dịch vụ bảo trì và sửa chữa (khi phát sinh vấn đề)
– Thiết lập tường lửa, đảm bảo an toàn thông tin, an ninh mạng…
– Cung cấp dịch vụ sao lưu và khôi phục dữ liệu
– Báo cáo và tư vấn, đề xuất việc nâng cấp hệ thống đáp ứng yêu cầu phát triển của doanh nghiệp.
Ưu – nhược điểm của dịch vụ IT thuê ngoài
So với việc thành lập một phòng IT riêng của doanh nghiệp, sử dụng dịch vụ IT thuê ngoài sẽ mang lại nhiều lợi ích cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ:
– Tiết kiệm chi phí: Nguồn kinh phí duy trì một phòng IT thường rất lớn và liên quan nhiều đến vấn đề quản trị nhân sự (tuyển dụng, đào tạo, lương thưởng…), chưa bao gồm các khoản đầu tư ngoài về thiết bị làm việc, hạ tầng… Khi sử dụng dịch vụ IT Outsourcing, doanh nghiệp sẽ chỉ phải chi trả một khoản tiền nhỏ mỗi tháng, phù hợp theo yêu cầu. Đảm bảo nguồn tài chính được tập trung vào các hạng mục quan trọng khác.
– Linh hoạt trong việc thay đổi quy mô, dễ dàng mở rộng hoặc thu hẹp mô hình IT tùy theo tình hình và chiến lược kinh doanh từng thời điểm.
– Đảm bảo chất lượng nhân sự: Dịch vụ IT thuê ngoài cho phép các doanh nghiệp tiếp cận được nguồn nhân sự chuyên nghiệp, có chuyên môn và kinh nghiệm cao. Mỗi yêu cầu từ doanh nghiệp có thể được xử lý bởi một nhân sự có chuyên môn phù hợp.
– Hỗ trợ kĩ thuật với Hotline kĩ thuật thường hoạt động 24/7 và có thể ngay lập tức xử lý sự cố tại doanh nghiệp khi phát sinh vấn đề (không mất thời gian tìm và thuê đội ngũ xử lý chuyên môn ngoài).
– Đảm bảo chuyên môn hóa của các nhân sự, tránh việc một nhân sự phải kiêm nghiệm nhiều công việc không phải thế mạnh chuyên môn ở các công ty mới thành lập, gây mất thời gian và không hiệu quả.
Tuy nhiên, bên cạnh các lợi ích trên thì khi sử dụng dịch vụ IT thuê ngoài, các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng cần lưu ý về các yếu tố dưới đây:
– Khó kiểm soát trực tiếp hơn so với phòng IT của doanh nghiệp, do đó khi có nhu cầu sử dụng dịch vụ IT Outsourcing, các doanh nghiệp cần tìm đơn vị có uy tín và kí kết hợp đồng với các điều khoản rõ ràng.
– Vấn đề về giao tiếp và văn hóa công việc
– Chất lượng dịch vụ, tiến độ công việc và tính minh bạch
Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp IT Outsourcing
– Mục tiêu sử dụng: Mỗi đơn vị cung cấp có những thế mạnh và các gói dịch vụ khác nhau, do đó trước khi chọn đối tác, doanh nghiệp cần nắm rõ mục tiêu sử dụng.
– Kinh nghiệm của đơn vị cung cấp: Chọn công ty có kinh nghiệm triển khai các giải pháp công nghệ thông tin và dịch vụ bảo trì.
– Đội ngũ nhân viên: Chất lượng của đội ngũ nhân viên là yếu tố quyết định đến chất lượng dịch vụ.
– Quy trình: Lựa chọn đơn vị có quy trình nghiêm ngặt, chuyên nghiệp, đồng thời có cam kết về bảo mật và tiến độ thực hiện.
– Giá cả: Ưu tiên các đơn vị cung cấp dịch vụ nhiều với, có thể tùy chỉnh linh hoạt các dịch vụ để phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
